Personvernerklæring
Holstad Volleyball behandler personopplysninger om barn. Denne sida sier hva vi har, hvorfor vi har det, hvor det ligger, og hva du kan kreve at vi gjør med det.
Hvem som er ansvarlig
Holstad Idrettslag er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i volleyballgruppa.
| Behandlingsansvarlig | Holstad Idrettslag (Holstad Volleyball) |
| Organisasjonsnummer | 912 053 997 |
| Postadresse | Torderudveien 25, 1434 Ås |
| E-post | post@holstadvolley.com |
| Kontaktperson | styreleder Thor Even Tutturen |
Klubben har ikke personvernombud. Det er ikke påkrevd for et idrettslag av denne størrelsen.
Hvilke opplysninger vi behandler, og hvorfor
| Hva | Hvorfor | Behandlingsgrunnlag |
|---|---|---|
| Navn, fødselsdato, adresse, e-post og telefon på spiller | Vi må vite hvem som er medlem, hvilken årsklasse spilleren hører til, og hvordan vi får tak i dere | Avtale om medlemskap, og rettslig forpliktelse etter idrettens regelverk |
| Navn, e-post og telefon på foresatt | Kontakt om treninger, kamper og betaling for spillere under 18 | Avtale om medlemskap |
| Betalingsinformasjon: hva som er fakturert og betalt | Kreve inn kontingent og treningsavgift, og føre regnskap | Avtale, og rettslig forpliktelse etter bokføringsloven |
| Verv og roller: trener, lagleder, styremedlem | Drive klubben, og vise hvem du kontakter om hva | Berettiget interesse |
| Oppmøte og påmelding til treninger og kamper | Vite hvem som kommer, og melde riktige spillere på i serie og turneringer | Avtale om medlemskap |
| Bilder og video fra treninger, kamper og arrangementer | Fortelle hva klubben driver med | Berettiget interesse for situasjonsbilder, samtykke for portretter av enkeltbarn. Se egen bolk under |
| Politiattest for trenere, lagledere og andre med ansvar for mindreårige | Lovpålagt kontroll | Rettslig forpliktelse. Se Trygg idrett |
| Navn, e-post, eventuelt telefonnummer og det du skriver, når du bruker kontaktskjemaet | Svare på henvendelsen, og finne igjen saken hvis den kommer opp igjen senere | Berettiget interesse |
Vi behandler ingen opplysninger om helse, religion, etnisitet eller liknende, med ett unntak: får vi vite om allergier eller andre forhold som er nødvendige å kjenne til på en tur eller et arrangement, behandles det bare til det formålet, bare av dem som trenger det, og slettes etterpå. Slike opplysninger er en særlig kategori, og behandles bare fordi du selv har oppgitt dem til formålet. Grunnlaget er samtykke, som du kan trekke tilbake når som helst. Står liv eller helse i fare, kan de også brukes uten samtykke.
Vi selger eller leier aldri ut personopplysninger, og bruker dem ikke til markedsføring for andre.
Hvor opplysningene ligger
Klubben har ikke noe eget medlemsarkiv. Alt ligger i systemene under, som er klubbens databehandlere. De behandler opplysningene på klubbens vegne og etter klubbens instruks.
| Hvem | Hva de brukes til | Hva som ligger der | Personvern |
|---|---|---|---|
| Norges idrettsforbund (NIF) | Medlemsregisteret. Alle medlemskap i norsk idrett ligger i NIFs sentrale register, og klubben er pålagt å bruke det. | Navn, fødselsdato, adresse, e-post, telefon, verv og medlemshistorikk. | Personvernerklæring ↗ |
| Spond | Innmelding, lagkommunikasjon, påmelding til treninger og arrangementer, og betalingsforespørsler. | Navn, fødselsdato, kontaktopplysninger på spiller og foresatt, oppmøte og betalingsstatus. | Personvernerklæring ↗ |
| Profixio | Terminlister, kampoppsett og resultater i turneringer og serier, driftet på vegne av Norges Volleyballforbund. | Navn og lagtilhørighet på påmeldte spillere. | Personvernerklæring ↗ |
| Google (Apps Script, Regneark og Gmail) | Kontaktskjemaet på nettsida. Meldinga tas imot av et skript hos Google, lagres i et regneark og sendes videre på e-post til den i klubben som svarer på det du spør om. | Navn, e-postadresse, eventuelt telefonnummer, og det du selv skriver i meldinga. | Personvernerklæring ↗ |
Medlemsopplysningene behandles av norske og nordiske leverandører innenfor EØS. Kontaktskjemaet er unntaket: det tas imot av Google, som er et amerikansk selskap, og overføringa skjer på EU-kommisjonens adekvansbeslutning for EU–US Data Privacy Framework. Derfor står det også under skjemaet at helseopplysninger og andre sensitive detaljer ikke hører hjemme der. Slikt tar vi på telefon.
Leverandørene kan bruke egne underleverandører. Hva de gjør, og hvor, står i personvernerklæringene deres, som er lenket i tabellen over. NIFs medlemsregister er pålagt av Norges idrettsforbund og er ikke noe den enkelte klubben velger bort.
Selve nettsida ligger ikke hos noen av dem. Den driftes på en server innenfor EØS, og inneholder ingen medlemsopplysninger. Se Informasjonskapsler og statistikk.
Ut over dette deles opplysninger bare når vi må: lagoppstillinger til Norges Volleyballforbund og regionen ved påmelding til serie og turneringer, og opplysninger til offentlige myndigheter der loven krever det, for eksempel i søknader om offentlig støtte.
Hvor lenge vi lagrer
| Hva | Hvor lenge |
|---|---|
| Medlemsopplysninger i klubbens egne kanaler og i Spond | Så lenge medlemskapet varer. Slettes når medlemskapet avsluttes |
| Regnskapsbilag med navn | Fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven |
| Medlemshistorikk i NIFs register | Følger NIFs egne regler. Klubben styrer ikke lagringstida der |
| Politiattester | Attesten blir bare vist fram, aldri lagret eller kopiert. Klubben noterer kun at den er sett, dato, og at den var uten anmerkning |
| Bilder og video | Til de ikke lenger er aktuelle, eller til noen ber om at de fjernes |
| E-post til klubben | Ryddes ved skifte av verv |
Bilder og video av barn
Bilder fra hall og turnering er noe av det fineste klubben har å vise fram. Det gir ikke klubben rett til å publisere hva som helst.
Slik gjør vi det:
- Vi publiserer situasjonsbilder på nettsida, Facebook og Instagram: spill, jubel, lagbilder og stemning fra hallen. Der er aktiviteten poenget, ikke den enkelte personen.
- Portretter og nærbilder av ett enkelt barn publiseres bare når foresatte har sagt ja.
- Vi publiserer aldri bilde sammen med opplysninger som gjør et barn lett å oppsøke: adresse, skole, fødselsdato eller telefonnummer.
- Vi publiserer aldri bilder som kan virke krenkende eller utleverende. Er du i tvil om et bilde er greit, er svaret at det ikke er det.
- I garderobe og dusj tas det ikke bilder. Det gjelder alle, også foresatte med egen mobil.
- Barnet selv bestemmer også. Sier en tolvåring nei til å bli fotografert, er det nok, uansett hva de foresatte har sagt.
Slik reserverer du deg:
Si fra til trener og lagleder, og send en e-post til post@holstadvolley.com slik at reservasjonen står ett sted som overlever et trenerbytte. Du trenger ikke begrunne den, og den gjelder til du sier fra om noe annet.
Slik får du et bilde fjernet:
Send e-post til post@holstadvolley.com med lenke til eller beskrivelse av bildet, eller si fra til hvem som helst i styret. Du trenger ikke begrunne det. Vi fjerner bildet fra klubbens egne kanaler så fort vi kan, og har som mål å gjøre det samme dag. Ligger bildet et sted klubben ikke styrer, for eksempel i et oppslag fra en annen klubb eller i lokalavisa, hjelper vi deg med å be om at det fjernes der også.
Foresatte og publikum som tar egne bilder i hallen, er selv ansvarlige for det de publiserer. Klubben ber om at det samme skjønnet brukes: ta gjerne bilde av ditt eget barn, tenk deg om før du legger ut bilder av andres.
Dine rettigheter
Du har rett til å
- få innsyn i hvilke opplysninger klubben har om deg eller barnet ditt
- få rettet opplysninger som er feil
- få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å ha
- protestere mot behandling vi gjør på grunnlag av berettiget interesse
- få opplysningene utlevert i et vanlig filformat
- trekke tilbake et samtykke du har gitt, når som helst
For barn under 15 år er det de foresatte som bruker rettighetene. Ungdom over 15 kan i praksis be om innsyn og retting selv.
Send henvendelsen til post@holstadvolley.com med «personvern» i emnefeltet. Du får svar så fort vi kan, og senest innen 30 dager. Det koster ingenting.
Klage til Datatilsynet
Mener du at klubben behandler personopplysninger i strid med regelverket, vil vi gjerne høre det først, for det er som regel raskest løst her. Du kan uansett klage til Datatilsynet, og du trenger ikke ha kontaktet oss først.
- datatilsynet.no har veiledning og klageskjema
- Datatilsynets veiledningstelefon: 22 39 69 00
Informasjonskapsler og statistikk
holstadvolley.com bruker ingen informasjonskapsler til sporing, statistikk eller annonser. Det er ikke en forglemmelse, det er et valg: vi trenger ikke vite hvem som leser hva for å drive en volleyballklubb.
Konkret betyr det at nettsida ikke har
- Google Analytics eller noe annet analyseverktøy
- Facebook-piksel, annonsenettverk eller sporingsskript
- innlogging, brukerkonto eller kommentarfelt
Nettsida lagrer én ting lokalt i nettleseren din: valget mellom lyst og mørkt tema. Det er en teknisk innstilling som aldri sendes noe sted.
Kontaktskjemaet på Kontakt er det ene stedet du selv sender oss noe. Ingenting hentes fra Google når du åpner sida. Først når du trykker «Send melding», går meldinga dit, og hva som skjer med den står under Hvor opplysningene ligger.
Ingen side laster noe fra en tredjepart før du klikker. Kart, klubbkalenderen, videoer og lenker til Spond, Profixio, Norsk Tipping og Facebook er vanlige lenker. Først når du trykker, gjelder deres egne vilkår.
Sida driftes på en server som drives på klubbens vegne, innenfor EØS. Webserveren logger IP-adresser i sine driftslogger, slik enhver webserver gjør. De loggene brukes til drift og feilsøking, ikke til å følge med på hvem som leser hva.
Automatiserte avgjørelser
Klubben bruker ingen automatiserte avgjørelser og ingen profilering. Laguttak, priser og betalingsfritak avgjøres av mennesker i klubben, aldri av et system.
Endringer i denne erklæringa
Endres måten klubben behandler personopplysninger på, oppdateres denne sida. Endringer av betydning varsles i Spond.
Denne erklæringa ble sist endret .